Retrospektiven

Ziel

Bei Retrospektiven geht es um einen bewussten Blick in die Vergangenheit, um die Zukunft besser zu gestalten: Wie können wir das nächste Mal besser vorgehen.

Man möchte erkennen,

was man ändern/verbessern sollte,
in welche Richtung man es ändern sollte und
wie man die Veränderung bewirken kann.

Es geht bei Retrospektiven darum, dauerhafte Veränderungen bzw. Verbesserungen herbeizuführen und nicht bloß darum, das Projekt ordnungsgemäß abzuschließen.

Es geht nicht um Schuldzuweisungen, sondern darum, aus Fehlern zu lernen.

Verrückt?

Eine pointierte Definition von Verrücktheit ist: Dasselbe immer wieder auf die gleiche Art und Weise zu tun (d.h. ohne etwas dazuzulernen), aber ein besseres Ergebnis zu erwarten.

Retrospektiven helfen uns, nicht verrückt zu werden. Sie bieten uns die Chance, das nächste Mal auch tatsächlich anders vorzugehen.

Schatzsuche

Typischerweise wissen die Teilnehmer eigentlich alles, was sie für Verbesserungen bräuchten. Man muss sie “nur” dazu bringen, das zu erkennen und zu artikulieren, in der Gruppe die besten Lösungen zu erarbeiten und die Lösungen so weit zu konkretisieren, dass sie umsetzbar sind. Dazu holt man sich typischerweise einen Moderator, der den Teilnehmern hilft, die Ziele auf effektive und effiziente Art und Weise zu erreichen. Es ist nicht die primäre Aufgabe des Moderators, Lösungen für die Gruppe zu erarbeiten. Natürlich wird er seine Expertise einbringen, wenn es angebracht ist.

Vorteile von Retrospektiven

Retrospektiven bieten beim Aufarbeiten von Projekten ein Sicherheitsnetz:

Alle Übungen sind optional - jeder Teilnehmer hat bei jeder Übung das Recht, nicht mitzumachen.
Die Gruppe erarbeitet am Anfang die Regeln, die es den einzelnen erlauben, sich aktiv einzubringen.
Einige Übungen - z.B. das Gruppen-Brainstorming - können komplett anonym ablaufen. Der Moderator kann als Sprachrohr für heikle Themen verwendet werden.

Es wird über Emotionen gesprochen. Im Laufe einer Retrospektive öffnen sich die Teilnehmer und geben Vieles preis. Das führt typischerweise dazu, dass sie sich nachher besser verstehen.

Retrospektiven sind moderiert:

Der Moderator hat ein Repertoire an effektiven und effizienten Techniken und stellt dadurch sicher, dass die Zeit gut genützt wird. Es geht ja immerhin um die Zeit von einer ganzen Gruppe von Teilnehmern.
Der Moderator stellt eine gewisse Autorität dar und leitet die Diskussion.
Der Moderator ist ein neutraler Außenseiter. Er unterliegt nicht denselben Zwängen / Regeln / Denkschemata wie die Teilnehmer, er kann alles hinterfragen, er kann aber auch die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf problematische Bereiche lenken.
Der Moderator bringt alle zur aktiven Mitarbeit. Er fördert manche und bremst andere.
Der Moderator garantiert die persönliche Sicherheit der Teilnehmer. Er kanalisiert Emotionen und stellt bei persönlichen Angriffen die Einhaltung der Regeln sicher.
Der Moderator ist im Idealfall ein Experte im Problembereich und kann die Gruppe zu den wirklichen Problemen hinführen, damit sie nicht an den Symptomen herumdoktorn, sondern die eigentlichen Ursachen attackieren.

Unsere Moderatoren

haben viel Erfahrung mit Retrospektiven - sie nützen die Erfahrungen und Übungen von Norman Keith (die weltweite Autorität auf dem Gebiet von Projekt-Retrospektiven).
haben die Standardvorgehensweise von Norman Kerth erweitert um Techniken aus der “Crawford Slip Methode”, wodurch das Gruppen-Brainstorming doppelt so effizient wurde (mehr Ergebnisse, größere Vielfalt, weniger Zeit).
haben die Standardvorgehensweise erweitert um Techniken aus der Theory of Constraints, wodurch man, statt die Symptome zu behandeln, zu den Wurzelproblemen vordringt und wodurch man beim Knacken von Konflikten zu kreativen Lösungen kommt.
sind ausgebildet in NLP (Neurolinguistische Programmierung) bzw. ausgebildete Coaches, d.h. sie erkennen subtile Anzeichen von Emotionen und Vorbehalten.
haben ein breites und fundiertes Wissen über Methoden und Software Engineering, viel Erfahrung in der Software-Entwicklung, im Projektgeschäft und in der Produktentwicklung gesammelt und können dadurch die Gruppe auf typische Probleme und Lösungsansätze hinweisen.

Vorgehensweise bei Retrospektiven

Wertvolle Retrospektiven stellen einen gewissen Aufwand dar: Man muss sie gut vorbereiten (ein paar wenige Stunden pro Teilnehmer) und man braucht typischerweise einen ganzen Tag als Gruppe. Man braucht außerdem einen externen Moderator.

Projekt-Retrospektiven finden am besten 1-3 Wochen nach Projektende statt, nicht gleich danach. Die Gestaltung der Retrospektive, den Ablauf und die Übungen kann man natürlich an Projektdauer und Projektgröße anpassen. Der folgende Ablauf passt für Projekte mit 5-15 Beteiligte, die einige Monate gemeinsam an einem Projekt gearbeitet haben. Die im Folgenden angeführte Vorgehensweise kombiniert Gruppenbrainstorming mit Einzel- bzw. Paararbeiten auf sehr effektive Art und Weise.

Typischer Ablauf

Vorbereitung

Etwa eine Woche vor der Retrospektive findet eine ein- bis zweistündige Vorbesprechung mit den Projektverantwortlichen statt mit folgenden Zielen:

Erläuterung der Vorgehensweise durch Moderator
Gemeinsame Definition des Teilnehmerkreises
Vermittlung von grundlegendem Verständnis über das Projekt an den Moderator
Planung der weiteren Vorbereitung der Retrospektive

In der Woche vor der Retrospektive finden einige Vorbereitungen statt:

Bewusste Rückschau auf das Projekt durch alle Teilnehmer
Sammeln von Artefakten (”Erinnerungsstücke” an das Projekt) durch die Teilnehmer
Beschaffen des Preises für den Sieger des “Wettbewerbs der Artefakte” durch die Projektverantwortlichen
Sammeln von Metriken / Ergebnissen durch die Projektverantwortlichen

Tag der Retrospektive

Der Tag der Retrospektive kann so ablaufen:

Erläuterung der Vorgehensweise (15 Minuten)
Der Moderator erklärt den Teilnehmern die Vorgehensweise.

Ziel: Verständnis für Ablauf
Herstellen der persönlichen Sicherheit (5-45 Minuten)
Jeder Teilnehmer stellt auf anonyme Art fest, wie sicher er/sie sich fühlt.

Bei gewissen Unsicherheiten bzw. Vorbehalten stellen die Teilnehmer anschließend Regeln für den Workshop auf (z.B. keine persönlichen Angriffe, sondern sachliche Diskussionen usw.)

Ziel: die Teilnehmer sollen sich möglichst aktiv einbringen können, die notwendigen Voraussetzungen dazu muss man früh schaffen
Präsentieren von Metriken / Ergebnissen (15-30 Minuten)
Die Projektverantwortlichen stellen dar, was das Team geschafft hat

Ziel: eine positive Grundstimmung erzeugen
Wettbewerb der Artefakte (15-30 Minuten)
Wer das kurioseste / kreativste Artefakt mitbringt, wird mit einem Preis belohnt.

Ziel: die Teilnehmer durch den Wettbewerb anspornen, sich auch tatsächlich bewusst auf die Retrospektive vorzubereiten; den Spaßfaktor etwas hineinbringen
Aufbauen der Zeitleiste (50-70 Minuten)
Die Teilnehmer erarbeiten in mehreren Gruppen-Brainstormings, was gut funktioniert hat (auf grünen Kärtchen notiert) und was schlecht funktioniert hat (auf roten Kärtchen) bzw. welche wesentlichen Ereignisse wann stattgefunden haben (auf gelben Kärtchen). Die Kärtchen werden auf fünf großen Flipcharts zeitlich angeordnet. Die Zeitleiste stellt den Projektablauf vom Beginn bis zum Ende dar.

Die Teilnehmer ergänzen die Zeitleiste um ein Stimmungsbarometer - wie hat sich ihre Motivation im Laufe des Projekts verändert.

Ziel: die Teilnehmer sehen das Projekt mit den Augen der anderen, Zusammenhänge werden klar, Emotionen werden ausgesprochen, Auslöser für Stimmungswandel werden erläutert
Schatzsuche (60-180 Minuten)
Die Gruppe geht auf die Suche nach Schätzen, d.h. die Kärtchen auf der Zeitleiste werden durchforstet: Was hat so gut funktioniert, dass wir es nicht vergessen wollen? Was haben wir gelernt? Was wollen wir das nächste Mal anders machen? Was kommt uns immer noch spanisch vor? Was müssen wir noch im Detail diskutieren?

Ziel: die Ergebnisse der Zeitleiste kategorisieren
Entwickeln von Lösungsvorschlägen (50-120 Minuten)
Die Gruppe priorisiert die Ergebnisse der Schatzsuche und wählt die 3-6 größten Probleme aus.

Die Gruppe konkretisiert die Probleme: Was waren die konkreten Auswirkungen des Problems im abgelaufenen Projekt (Kosten, Verzögerungen, Fehler, Demotivation, Risiken usw.)? Was passiert, wenn wir nichts tun? Wird es im nächsten Fall schlimmer (anderer Kunde / anderes Team / andere Technologie usw.)?

Die Gruppe erarbeitet in kurzen Brainstormings Elemente der Lösung.

Die Gruppe stellt aus den Lösungselementen das Grundgerüst der Lösung zusammen.

Ziel: die Kreativität der Gruppe für das Erarbeiten der Lösungen nützen, Konsens und maximale Identifikation der Teilnehmer mit den Lösungen herstellen
Planen der Umsetzung (30-60 Minuten)
Die Gruppe diskutiert, wie die Lösungsvorschläge am besten in der nahen Zukunft umgesetzt werden können: Wie kann man die Erkenntnisse der Retrospektive am besten nützen?

Ziel: Umsetzung sicherstellen, Motivation über die nächsten Tage aufrecht halten
Passive Analogie (150 Minuten)
Die Teilnehmer schauen sich einen Film (z.B. “Der Flug des Phönix”) an, der große Analogien zum Projektgeschäft zulässt. Die Darsteller entsprechen den unterschiedlichen Persönlichkeitstypen, die wir auch in Projektteams wiederfinden.

Ziel: Ein Film aktiviert das Unterbewusstsein zu passiven Analogien. Man assoziiert sich selbst mit einem der Darsteller, kann am Darsteller leichter Stärken und Schwächen erkennen als an sich selbst. Man sieht, was im Film gut gegangen ist und was nicht. Man vergleicht das mit dem eigenen Projekt und zieht den einen oder anderen Schluss daraus.

Nachbereitung

In den Tagen nach der Retrospektive arbeitet man die Ergebnisse auf:

Zuschicken von Fotos und weiteren Informationen durch Moderator an Teilnehmer
Fertigstellen der Lösungsvorschläge durch die Teilnehmer
Beantworten von Feedback-Fragen durch Teilnehmer

Zwei Wochen nach der Retrospektive trifft man sich erneut:

2-stündige Nachbesprechung über die Verwertung der Ergebnisse
Diskussion von Fragen, die aufgetaucht sind