Aufgaben gehören in ein zentrales System

Aufgaben gehören in ein zentrales System, nicht in E-Mails ist der Titel eines sehr guten Artikels über E-Mail-Missbrauch von Martin Seibert.

Ich möchte den Artikel kurz exzerpieren und etwas kommentieren.
Wir (= Catalysts) verwenden ja seit etwa 1,5 Jahren taskmind als unser Aufgaben-Management-System. Da haben wir mittlerweile natürlich einiges an Erfahrungen gesammelt.

Aufgaben sollten in einem zentralen und professionellen Aufgaben-Management-System […]. In die E-Mail gehören nur der Hinweis auf das Vorhandensein einer Aufgabe und die Bitte um Erledigung.

Ja, das kann ich prinzipiell unterschreiben. Den zweiten Satz lese ich allerdings in der Form: “Wenn die Benachrichtigung per E-Mail erfolgt, dann soll sie nur den Hinweis auf die Aufgabe enthalten. Natürlich kann man auch einfach mündlich auf die Aufgabe hinweisen, bzw. per SMS usw.”

selbst Kleinst-Teams aus vier, drei oder zwei Mitarbeitern profitieren von einem systematischen Aufgaben-Management

Ja, das entspricht auch meiner Erfahrung.

Ein solches System bietet die Möglichkeit, sich zentral einen aktuellen Überblick über sämtliche Fortschritte in einem Projekt zu verschaffen.

Ja, das ist ein Riesen-Vorteil gegenüber E-Mail. Man kann ja nicht in die Mailboxen von anderen Leuten hineinschauen, man kann aber sehr wohl die einer Person zugeordneten Aufgaben im zentralen System einsehen (die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt).

Als Vorteile eines Aufgaben-Management-Systems führt er u.a. an:

  • Dokumentation: Es ist immer nachvollziehbar, wer wem welche Aufgabe zugeteilt hat.
  • Vollständigkeit und Zentralisierung: Alle Aufgaben sind erfasst und zentral verfügbar. Keine Aufgaben gehen in E-Mail-Postfächern (beziehungsweise gar in der Zettelwirtschaft) unter oder geraten in Vergessenheit.
  • Planbarkeit: Der Aufwand für die Erledigung einzelner Aufgaben wird im Vorfeld beschätzt, eine verlässliche Kapazitätsplanung ist möglich. Es ist ersichtlich, wie viele Aufgaben einem Mitarbeiter zugeteilt sind und wie lange er benötigt beziehungsweise benötigen wird, um diese zu bearbeiten.
  • Transparenz: Anhand der Statusinformationen ist erkennbar, ob mit der Erledigung einer Aufgabe schon begonnen wurde und wie der aktuelle Stand der Bearbeitung ist.
  • Kontrolle: Die Erledigung und die Einhaltung von Terminen kann nachverfolgt werden. Ein professionelles Aufgaben-Management-System bietet zudem mächtige automatisierte Auswertungsmöglichkeiten.
  • Kundeneinbindung: Dank der Rechtestruktur ist es möglich, Kunden in die Planung einzubeziehen und so die Transparenz bei der Zusammenarbeit zwischen Projekt-Team und Kunden zu erhöhen.
  • Minimales Briefing: Projekte können in jeder Phase einem anderen Projekt-Manager übergeben, neue Mitarbeiter jederzeit problemlos integriert werden. Alle Aufgabenbeschreibungen sind inklusive aktueller Statusinformationen zentral verfügbar.
  • Integration: Ein professionelles Aufgaben-Management-System verfügt über eine API, über die die Software an andere Applikationen wie das Projektmanagement-System, die Zeiterfassung und so weiter angebunden werden kann. Die Software ist nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrierbar und in hohem Maße anpassbar.

Ja, all diese Effekte können wir nach 1,5 Jahren Praxis mit taskmind bestätigen.

der Effizienz-, Transparenz- und Arbeitseffektivitätsgewinn, den ein Unternehmen aus einem professionellen Aufgaben-Management-System ziehen kann, ist unschätzbar

Unserer Erfahrung nach (d.h. bei Catalysts) spart sich jede Person jede Woche ein paar Stunden unnötiger Arbeit.

Wenn die Einführung eines professionellen Aufgaben-Management-Systems so einfach ist wie bei taskmind, ist der Business Case eine klare Sache: das Aufgaben-Management-System bringt viel mehr, als es kostet bzw. Aufwand ist.

Vorheriger Beitrag
21. Wissensspritze: Actionscript Strukturanalyse mit Structure101g
Nächster Beitrag
22. Wispri: Vom Angestellten zur eigenen Firma

Related Posts

Professionelle Schnelligkeit

Der Managementcoach Oliver A.Kellner gibt Ratschläge, wie man das unsinnige Rennen der Mitarbeiter reduzieren kann. Wir stellen mit taskmind ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem man dringende Aufgabenketten mit der Staffellauf-Metapher erledigen kann. Damit ist es wesentlich leichter, professionell schnell zu sein. Weil man dann garantiert zum richtigen Zeitpunkt Vollgas gibt.

Weiterlesen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Bitte füllen Sie dieses Feld aus
Bitte füllen Sie dieses Feld aus
Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein.
Sie müssen den Bedingungen zustimmen, um fortzufahren

Menü